31.01.2013 17:46
Консультации.
Просмотров всего: 3553; сегодня: 2.

Новый программный продукт по организации делопроизводства на базе "1С:Документооборот 8 ПРОФ"

Фирма "1С" и компания "Апрель Софт" извещают пользователей и партнеров о выпуске 30.01.2013 нового продукта: (4601546103697) Комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе "1С:Документооборот 8 ПРОФ" , рекоменд. цена 7 000 руб.

Комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе "1С:Документооборот 8 ПРОФ" (далее – "Комплект документов") представляет собой методику построения делопроизводства и документооборота на базе программы "1С:Документооборот 8 ПРОФ".

Комплект документов включает печатный комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота (далее – комплект документов), диск (CD-ROM) с готовыми к использованию документами и демонстрационную базу данных.

Комплект документов ориентирован на малые и средние коммерческие предприятия с численностью персонала до 60 человек, несложной организационной структурой и потребностью в упорядочении работы как с управленческой документацией в целом, так и непосредственно c договорами.

Комплект документов рассчитан на секретарей-делопроизводителей, специалистов в области информационных технологий, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, специалистов-управленцев, партнеров фирмы "1С", оказывающих услуги по внедрению программы "1С:Документооборот 8 ПРОФ" на технологической платформе "1С:Предприятие 8". Комплект документов будет полезен также всем сотрудникам организации, занятым в процессе работы с документами.

НАЗНАЧЕНИЕ ПРОДУКТА

Внедрение электронного документооборота требует предварительной подготовки к автоматизации – необходимо проанализировать структуру организации, определить состав документов и составить схемы их движения, описать делопроизводственные процессы и принять нормативные документы, регламентирующие работу с документами.

Комплект нормативных документов решает эти задачи и подходит для самостоятельной постановки делопроизводства силами сотрудников вашей организации.

Предварительное упорядочение делопроизводственных процессов позволяет также избежать наиболее характерной ошибки при внедрении электронного документооборота – автоматизации неформализованных процессов. В этом случае автоматизация делопроизводства не является эффективной.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

Позволяет в сжатые сроки организовать делопроизводство и документооборот без привлечения внешних консультантов.

Основан на функциональных возможностях программы "1С:Документооборот 8 ПРОФ" и позволяет перенести все процессы работы с документами в программу.

Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.

Нормативные документы составлены таким образом, что, при необходимости, можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.

Не требует специальной квалификации сотрудников организации, которые отвечают за работу с документами. Нормативные документы могут быть внедрены с минимальными доработками (требуется только подставить названия организации и существующих подразделений, включить ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удалить комментарии).

Отвечает потребностям современного бизнеса, т. к. не только содержит методику традиционного делопроизводства, но и формирует единую автоматизированную информационную среду организации.

Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.

Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.

Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.

Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.

Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.

Послужит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.

Таким образом, использование комплекта документов повышает эффективность автоматизации и окупает внедрение электронного документооборота за счет:

сокращения сроков подготовки качественной документации, включая трудоемкий во всех организациях процесс согласования документов;

сокращения сроков поиска нужной информации;

сокращения трудоемкости выполнения типовых операций;

принятия эффективных управленческих решений на основе информации, обладающей оптимальной достоверностью, актуальностью и полнотой;

повышения исполнительской дисциплины;

оптимального распределения информационных потоков, которое влияет на общую эффективность работы сотрудников организации;

снижения влияния человеческого фактора при работе с документами и, как следствие, сокращения числа ошибок и случаев пропажи документов.

СОСТАВ ПРОДУКТА

Продукт включает печатный комплект нормативных документов, диск (CD-ROM) с готовыми к использованию документами и демонстрационную информационную базу.

Комплект документов содержит комплекс взаимоувязанных документов, который служит единой методической основой постановки делопроизводства в небольшой организации.

Комплект документов включает:

Инструкцию по делопроизводству;

Должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя;

Положение о работе с договорной документацией;

шаблоны документов (21 шт.): акт, договор, должностная инструкция, инструкция, входящая/исходящая телефонограмма, методика, объяснительная/служебная записка, положение о подразделении, положение, приказ, протокол, распоряжение, коммерческое письмо, справка внешняя/внутренняя, технологическая карта, информационное письмо с продольным и угловым расположением реквизитов, рекламное письмо;

бланки документов (8 шт.): общий продольный бланк, общий угловой бланк, бланк письма продольный, бланк письма угловой, бланк вида внутреннего документа, бланк вида исходящего документа, бланк письма должностного лица, бланк структурного подразделения.

Демонстрационная база данных (далее – демобаза) содержится в каталоге "Демобаза" на приложенном к книге компакт-диске.

Демобаза представляет собой типовую модель организации делопроизводства и документооборота на примере дизайн-бюро интерьеров "Азбука стиля".

Демобаза показывает не все возможности программы, а только применение методики организации делопроизводства и документооборота в программе "1С:Документооборот 8 ПРОФ". В демобазе можно проследить этапы работы с различными видами документов, описанные в комплекте нормативных документов.

Демобаза может использоваться:

для демонстрации методики специалистам организации,

самостоятельного изучения методики специалистами организации,

создания новой информационной базы с уже готовыми настройками.

При создании новой информационной базы в организации можно перенести из демобазы такие настройки и элементы, как:

виды документов,

шаблоны документов,

шаблоны процессов по видам документов,

структуру папок внутренних документов,

структуру папок файлов,

номенклатуру дел,

роли исполнителей,