ОАО «АК «Транснефть» оптимизирует работу с первичными финансовыми документами

ОАО «АК «Транснефть» внедрила решение для потокового ввода и электронного хранения первичных финансовых документов. Решение «Логика ЭХД. Финансовые документы» разработано на платформах Abbyy и IBM FileNet одним из подразделений группы компаний «АйТи».

Следуя ИТ-стратегии, ОАО «АК «Транснефть» (далее Компания) выполнила пилотный проект по созданию корпоративного электронного архива, в ходе которого была оптимизирована работа с первичными финансовыми документами. Основной целью внедрения нового ИТ-решения была автоматизация процессов обработки первичных учетных документов путем создания электронного хранилища скан-образов документов и реализация работы с электронными копиями.

Внедренная система включает в себя станции сканирования, распознавания и верификации документов на основе решений Abbyy и системы электронного архива документов, построенной на платформе IBM FileNet. Система была развернута в ОАО «Северо-западные магистральные нефтепроводы» и в обслуживающем его филиале ООО «Транснефть Финанс» в Казани. На данный момент в системе работает более 1000 пользователей.

Внедрение нового решения изменило основные бизнес-процессы компании по работе с финансовой документацией: от получения первичных учетных документов от контрагентов, их оформления и ввода информации в учетную систему до подшивки первичных учетных документов в дела и передачи оформленных дел на постоянное хранение в архив.

В результате проекта был создан электронный архив скан-образов первичной финансовой документации, связанный с учетной системой. В новой системе упростился поиск необходимых документов как для использования в повседневной работе, так и для предоставления по запросу контролирующих органов. Реализовано гибкое разделение доступа к документам сотрудников, принимающих участие в жизненном цикле обработки документа на различных его этапах.

Одной из важных составляющих проекта стала интеграция электронного архива с учетной системой Компании (на базе системы «Галактика»), которая позволила автоматически заполнять часть атрибутов в учетной системе на основе распознанных скан-образов документов, появилась возможность просмотра скан-образов документов непосредственно в интерфейсе учетной системы, возможность массовой обработки скан-образов документов (печать/выгрузка) из учетной системы.

В ближайшее время планируется тиражирование пилотного решения в другие дочерние общества ОАО «АК «Транснефть», что позволит Компании создать единое информационное пространство для ввода, регистрации и хранения финансовых документов, минимизировать трудозатраты сотрудников бухгалтерии при работе подготовке отчетов по запросу регулирующих органов, улучшить доступ к информации.

«В нашем распоряжении появилась надежная технология для ввода, обработки и хранения документов. — отмечает Айрат Садреев, начальник отдела информационных технологий ОАО «СЗМН». — Теперь мы можем сканировать и отправлять на обработку первичные документы непосредственно на удаленных площадках, что позволит сократить затраты на физическую доставку документов».

«Эффективная технологическая поддержка изменения процессов обработки и управления первичными финансовыми документами — одна из важнейших составляющих успешной реализации подобных проектов, — отмечает коммерческий директор «Логики бизнеса» (ГК «АйТи») Георгий Подбуцкий. — Разработанное нами совместно с компаниями Abbyy и IBM решение позволяет организовать потоковый ввод и обеспечить хранения и управление большими объемами документов».

«Сегодня все больше компаний, ориентированных на повышение эффективности бизнеса, задумываются об автоматизации процесса ввода документов и данных. Это позволяет быстро получить ощутимый экономический эффект от внедрения и окупить инвестиции уже в течение 6-9 месяцев после реализации проекта», — комментирует Дмитрий Шушкин, Директор по корпоративным проектам Abbyy Россия.

«Cпециалистам компании «Логика бизнеса» удалось построить уникальную технологию, которая позволяет, использовать лучшие практики в решении задач организации электронных хранилищ финансовых документов, учитывая при этом индивидуальные особенности заказчика, — говорит Дмитрий Лактионов, руководитель направления по продажам ECM-решений, IBM в России и СНГ. — Это приводит к существенному снижению сроков внедрения и проектных рисков, а также положительным образом сказывается на качестве финального решения».

О компании Abbyy

Российская компания Abbyy – ведущий мировой разработчик программного обеспечения и поставщик услуг в области распознавания и ввода документов, лингвистики и перевода. Более 30 миллионов пользователей и десятки тысяч организаций по всему миру используют решения Abbyy для автоматизации трудоемких процессов, экономя время и превращая информацию в полезные знания. На российском рынке Abbyy является уникальной компанией, лидирующей одновременно в области лингвистических технологий и услуг.

Штаб-квартира и два офиса продаж группы Abbyy, а также высокотехнологичная лингвистическая компания Abbyy Language Services и издательство ABBYY Press находятся в Москве, другие офисы компании расположены в Австралии, Великобритании, Германии, Канаде, на Кипре, в США, Тайване, Украине и Японии. В 14 международных компаниях, входящих в группу Abbyy, работают свыше 1250 сотрудников и 900 аутсорсеров. Продукты и решения ABBYY доступны пользователям более чем в 150 странах мира благодаря собственной сети партнёров и представителей.

О группе компаний АйТи

Компания АйТи, один из ведущих российских системных интеграторов, предоставляет полный спектр услуг по созданию и сопровождению корпоративных информационных систем. Основные направления деятельности: ИТ-консалтинг, ИТ-аутсорсинг, внедрение систем автоматизации управления предприятием, создание решений по управлению информацией, построение ИТ-инфраструктуры, создание систем информационной и технической безопасности, техническая поддержка ИТ-систем и обучение пользователей.

Решение «Логика ЭХД. Финансовые документы» разработано компанией «Логика бизнеса», входящей в группу. Решение для эффективного управления финансовым документооборотом и консолидации финансовой функции разработано на платформах IBM FileNet и Abbyy FlexiCapture. Система обеспечивает централизованную обработку и хранение финансовых документов и доступ к ним в организациях любого масштаба, в том числе территориально распределенных.

АйТи была образована в 1990 году. Группа компаний АйТи, помимо системного интегратора − Все компании группы работают в сфере информационных технологий и консалтинга. Филиалы группы компаний действуют в 20 городах России.